AI-agent Alex verwerkt inkomende carrier-facturen, charterfacturen en handlingfacturen automatisch, inclusief three-way matching tegen booking, B/L en TMS-order. Afwijkingen zoals onverwachte demurrage of verkeerd doorbelaste BAF worden direct gesignaleerd.
Factuur automatisering voor expediteurs gaat verder dan generieke OCR. Een expediteur krijgt facturen binnen van zeevrachtcarriers (MSC, Maersk, CMA CGM, Hapag-Lloyd), van wegvervoerders, van binnenvaartoperators, van terminals en van douane-agenten. Elk van deze facturen heeft een eigen layout, eigen code-structuur voor charges (THC, BAF, CAF, ISPS, demurrage, detentie) en een eigen verband met de onderliggende zending.
De AI-agent van Logentic leest elke factuur, extraheert de regels, koppelt ze aan de juiste zending in uw TMS en controleert of de charges overeenkomen met de afspraak die u met de carrier heeft. Dat laatste, de tariefcontrole, is waar generieke OCR-tools vastlopen en waar expediteurs hun marges verliezen.
Een doorsnee AP-automatiseringstool is gebouwd voor inkoopfacturen van leveranciers met een vaste productcatalogus. Een freight-factuur werkt fundamenteel anders:
Dat is het verschil tussen AI die begrijpt hoe freight werkt, en OCR die alleen tekst herkent.
Alex koppelt direct aan uw bestaande TMS en ERP, zonder migratie. Zendingen, bookings en carrier-tarieven worden uit uw TMS opgehaald voor de matching. Goedgekeurde facturen worden teruggeschreven naar uw ERP met de juiste grootboekcodering.
Elke carrier factureert anders. MSC stuurt PDF-invoices met aparte regels per container. Maersk levert soms een CSV-export. CMA CGM factureert via hun INTTRA-portal. Binnenvaartoperators sturen vaak Excel-bijlagen met handgeschreven correcties. Alex is getraind op de formats van de grootste tientallen carriers en leert automatisch de specifieke layouts van uw vaste leveranciers in de eerste 2 weken.
Drie concrete effecten bij een middelgrote Rotterdamse expediteur (500-1.500 facturen/maand):
Factuurdata wordt uitsluitend binnen de EU verwerkt, conform AVG en onder verwerkersovereenkomst. Logentic is AEO-gecertificeerd en voldoet aan de FENEX-veiligheidsnormen voor logistieke dienstverleners. Uw factuurdata verlaat nooit uw omgeving buiten de momenten waarop de AI-agent deze actief verwerkt.
Factuurverwerking staat zelden los van de rest van de flow. Alex koppelt aan boekingsmail-verwerking voor de originele zending-data, aan B/L- en CMR-extractie voor de documentreferenties, en aan track & trace voor de werkelijke detentietijden die demurrage-facturen moeten bevestigen.
Alex markeert automatisch facturen waarin (a) het tarief afwijkt van de afspraak, (b) regels voorkomen die niet in de booking staan, (c) detentie wordt gefactureerd terwijl de container op tijd is geretourneerd, of (d) dubbel gefactureerde charges voorkomen. Elke afwijking krijgt een uitleg en wordt in een dashboard voorgelegd aan uw AP-team.
Ja. Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans, Italiaans en Mandarijn worden native ondersteund. Carrier-specifieke coderingen (zoals Chinese karakters in COSCO-facturen) worden automatisch gemapt naar uw grootboek.
Nee. Als uw TMS al tarieven en rate agreements kent, leest Alex die uit. Heeft u alleen mail-gebaseerde quotes, dan extraheert Alex die uit uw inbox en matched ze automatisch tegen nieuwe bookings.
Gemiddeld 14 dagen. Week 1: koppeling tegen uw TMS en ERP + kalibratie op uw vaste carriers. Week 2: testrun op historische facturen, fine-tuning. Vanaf week 3 verwerkt Alex productie-facturen autonoom.
Boek een gratis demo van 45 minuten en ontdek hoeveel uren uw AP-team per week terugkrijgt, inclusief ROI-berekening op basis van uw eigen factuurvolume.