AI-agent Alex leest binnenkomende boekingsmails, pre-alerts en statusverzoeken, extraheert de zending-data en maakt direct orders aan in uw TMS. 100-300 emails per dag, automatisch, 24/7, zonder menselijke tussenkomst.
Een boekingsmail is een email waarmee een verlader, agent of klant een zending boekt bij een expediteur of freight forwarder. Deze mails bevatten doorgaans een referentie, containernummer, verschepingsroute, ETA en Incoterms, maar het formaat varieert enorm. De ene klant stuurt een gestructureerd booking sheet in PDF of Excel, de andere een vrije-tekst mail met alleen een containernummer en "graag boeken voor dinsdag".
Een gemiddelde expediteur in Rotterdam ontvangt dagelijks tussen de 40 en 150 boekingsmails, oplopend tot 300+ bij piekmomenten. Het handmatig verwerken, triageren, data overnemen in het TMS, bevestigen richting de klant, informeren van de carrier, kost 5 tot 10 minuten per mail. Dat is een volledige FTE per 100 mails per dag.
Een gemiddelde logistiek medewerker bij een expediteur of douane-agent in Rotterdam ontvangt dagelijks tussen de 100 en 300 emails. Het overgrote deel daarvan bestaat uit pre-alerts van carriers, statusvragen van klanten, B/L-instructies, booking confirmations, ETA-updates en CMR-bevestigingen. Het handmatig lezen, triageren, doorsturen en beantwoorden van deze berichten kost minimaal 3 uur per dag per medewerker.
Het gevolg: trage reactietijden richting klanten, gemiste pre-alerts, fouten bij het overnemen van referentienummers en medewerkers die hun tijd besteden aan repetitief werk in plaats van aan klantrelaties en probleemoplossing. Bij piekmomenten, zoals wanneer een schip de Europoort binnenloopt, loopt de inbox volledig vast.
De Logentic AI-agent koppelt rechtstreeks aan uw bestaande mailomgeving, Gmail, Microsoft Outlook of een gedeeld postvak, en verwerkt binnenkomende emails in real-time. Elke email wordt automatisch geclassificeerd, geanalyseerd en afgehandeld volgens de workflows die wij samen met uw team configureren.
Pre-alerts vormen een groot deel van het dagelijkse emailverkeer bij expediteurs. Wanneer een carrier als Kuehne+Nagel, MSC of Maersk een pre-alert stuurt, herkent de AI-agent dit automatisch. De agent extraheert het containernummer, vessel name, ETA Rotterdam, B/L-referentie en eventuele bijzonderheden.
Vervolgens wordt de klant automatisch genotificeerd via email of WhatsApp Business, met alle relevante details: verwachte aankomsttijd, containernummer, terminal en eventuele actiepunten (zoals het aanleveren van een certificaat van oorsprong). Dit hele proces, van binnenkomende carrier-email tot klantnotificatie, duurt minder dan 30 seconden.
De AI-agent werkt naadloos samen met de tools die uw team al gebruikt. Er is geen migratie nodig, wij koppelen aan wat er al staat.
Uw klanten verwachten snelle, proactieve communicatie. De AI-agent stuurt automatisch notificaties bij belangrijke gebeurtenissen: ETA-wijzigingen, aankomst van het schip, beschikbaarheid van de container op de terminal, en documentverzoeken. Elke notificatie wordt verstuurd in de naam van uw bedrijf, met uw branding en tone of voice.
Klantcommunicatie verloopt via het kanaal van voorkeur: email, WhatsApp Business of beide. De agent houdt bij welke notificaties al verstuurd zijn, voorkomt duplicaten en escaleert automatisch wanneer een klant niet reageert op een documentverzoek.
Alle emailverwerking vindt plaats binnen de EU, conform AVG/GDPR-richtlijnen. Emailinhoud wordt niet opgeslagen buiten uw eigen omgeving. Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de verwerkersovereenkomst die wij met uw bedrijf afsluiten. De AI-agent heeft alleen toegang tot de mailboxen en systemen die u expliciet autoriseert.
Als AEO-gecertificeerde dienstverlener voldoen wij aan de strengste beveiligingseisen in de logistieke sector. Uw data blijft altijd onder uw controle.
Een boekingsmail staat zelden op zichzelf. Meestal volgt er een Bill of Lading of CMR-document met de definitieve zending-details, een douane-voorbereiding voor MRN en T1, en een Portbase-melding voor de haven van Rotterdam. Alex handelt de volledige keten af, van binnenkomende boekingsmail tot uitgaande klantnotificatie.
Ja. Alex herkent gestructureerde booking sheets, vrije-tekst mails, Excel-bijlagen, PDF-bookings en mails met ingesloten Bill of Lading of CMR-documenten. De AI-agent leert van uw specifieke klantformats en verbetert continu.
Gemiddeld binnen 30 seconden. Dit omvat de volledige flow: email lezen, data extraheren, shipment aanmaken in het TMS en een bevestigingsmail sturen naar de klant.
Alex detecteert automatisch wanneer verplichte informatie ontbreekt, zoals leverdatum, adres of HS-code, en escaleert naar de juiste medewerker met een samenvatting van wat er ontbreekt. Zo valt geen zending tussen wal en schip.
CargoWise, Softpak, Descartes, Exact Online, Boltrics 3PL Dynamics en andere. Er is geen migratie nodig, Alex koppelt direct aan uw bestaande TMS en vult shipments automatisch in.
De prijs hangt af van volume (aantal mails per maand) en welke taken Alex overneemt. De eerste 2 weken zijn gratis, inclusief volledige configuratie en koppeling aan uw TMS. Een exacte offerte volgt na een 45-minuten intake-gesprek.
Boek een gratis demo van 45 minuten en ontdek hoeveel extra mails uw team per dag direct kan afhandelen.