Voor expediteurs met EDI op orde

Controles en domestic bookings — het stuk dat geen EDI voor u oplost

EDI en bestaande automatiseringspartijen pakken het standaardwerk. Wat overblijft is het handwerk: documenten controleren tegen booking, afwijkingen signaleren, en domestic bookings via mail of telefoon in het TMS zetten. Dat is precies wat Alex doet.

4 weken

tot live op uw data

Gratis

pilot, geen commitment

99%

accuracy op controles

migratie of TMS-vervanging

Het probleem: wat EDI niet kan

EDI is uitstekend voor gestructureerde flows tussen vaste partners. Wat eronder zit, is alles wat niet in een EDI-bericht past: een booking-mail van een eenmalige klant, een paklijst die afwijkt van de booking, een handgeschreven CMR uit Polen, een telefonische wijziging van het laadadres, een ETA-update via WhatsApp.

Dit zijn de twee plekken waar het meeste handwerk overblijft, ook bij teams die EDI volledig op orde hebben:

1. Controles

Inkomende documenten controleren tegen de booking: kloppen aantallen, gewicht, HS-codes, Incoterms en adressen? Komt de carrier-factuur overeen met de afspraak? Klopt de declaration-data met B/L en pakliJst? Dit kost gemiddeld 15–30 minuten per zending en wordt vaak overgeslagen onder druk.

2. Domestic bookings

Wegvervoer, voor- en natransport, korte ritten naar het distributiecentrum. Komt binnen via mail of telefoon, zelden via EDI, en moet handmatig in het TMS worden gezet met laadadres, losadres, tijdvenster, kenteken-verzoek, klantreferentie en bijzonderheden.

Wat Alex doet bij controles

Alex leest elk binnenkomend document (B/L, CMR, paklijst, factuur, certificaat) en cross-checkt het tegen de booking en alle andere documenten van dezelfde zending. Niet alleen extractie — daadwerkelijke vergelijking.

Aantallen, gewicht, volume: komt B/L overeen met paklijst en CMR? Discrepantie groter dan 2% wordt direct gemarkeerd.
HS-codes en goederenomschrijving: klopt wat op de factuur staat met wat de klant heeft geboekt?
Incoterms en routes: consistent tussen booking, B/L en factuur? Afwijking signaleert risico bij Douane.
Carrier-tarief versus afspraak: charges (THC, BAF, demurrage) gecontroleerd tegen het overeengekomen tarief; overcharges direct zichtbaar.
Containernummers en zegels: getoetst tegen carrier-tracking; afwijkende status meteen gemeld.

Het team houdt alleen de uitzonderingen op het bord. Geen handmatig openen van elk document.

Wat Alex doet bij domestic bookings

Een booking-mail komt binnen, vaak vrij geschreven, soms met een PDF erbij, soms enkel een vraag in de body. Alex extraheert alles wat nodig is om een booking aan te maken en zet het in het TMS, klaar voor de planning.

Laad- en losadres inclusief tijdvenster, contactpersoon en bijzonderheden.
Lading: aantal pallets, gewicht, afmetingen, ADR-classificatie indien van toepassing.
Klantreferentie en bestaand klant-record gematcht; nieuwe klant aangelegd indien onbekend.
Bijzonderheden zoals lift, ADR, koeling, taillaadklep, terugrit beschikbaar.
Bevestiging retour naar de klant met booking-nummer en gevraagde details.

Werkt naast Boltrics, CargoWise, Softpak, Modality, Transwide en gangbare TMS-systemen voor wegvervoer.

Hoe het past naast uw bestaande automatisering

Geen vervanging van uw EDI-flow of huidige partners. Alex draait erbovenop op de mailbox waar het handwerk vandaan komt: shared inbox, planning-mailbox, customer-service-account.

Pilot van 4 weken, gratis op uw eigen data

We bouwen in 4 weken een werkende oplossing op uw daadwerkelijke mailbox en documenten. Geen demo-environment, geen mock-data — uw eigen flow.

Week 1: intake op één concrete flow (controles of domestic bookings, klantkeuze).
Week 2–3: Alex draait mee op een sub-set van inkomend werk; uw team blijft eindverantwoordelijk.
Week 4: evaluatie met cijfers: hoeveel zendingen verwerkt, hoeveel afwijkingen gevonden, hoeveel tijd bespaard.
Beslissing: waarde duidelijk meetbaar → doorzetten. Niet duidelijk → we stoppen, geen kosten.

Veelgestelde vragen

Werkt dit naast onze EDI-flow?

Ja. Alex grijpt niet in op EDI-berichten of bestaande integraties. We pakken alleen de mailbox-instroom en het handwerk dat eromheen blijft hangen.

Wat als we al een andere partij hebben die ons gaat automatiseren?

Vaak vullen we elkaar aan. EDI- en integratiepartijen pakken gestructureerde flows; Alex pakt het ongestructureerde stuk (mail, PDF, foto, telefoon-notes). Beide kunnen prima parallel.

Welke TMS-koppelingen zijn standaard?

CargoWise, Softpak, Boltrics 3PL Dynamics, Modality, Transwide, Descartes en Exact Online. Andere systemen via standaard-API of email-routing.

Wat gebeurt er als Alex iets niet zeker weet?

Dan escaleert hij naar uw team met de originele mail, de gemarkeerde velden en de reden van twijfel. Geen stille fouten in het TMS.

Wat kost het na de pilot?

Schaalt met volume. Alleen na de pilot, en alleen als de waarde meetbaar is bewezen.

Gerelateerd

B/L & CMR-verwerking · Factuur-automatisering · E-mail-automatisering · Track & Trace